Os pequenos negócios representam 99% das empresas brasileiras e respondem por cerca de 30% do PIB, segundo dados do Sebrae com base em informações da Receita Federal e do IBGE. Ao mesmo tempo, o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação aponta que a maioria das empresas no país recolhe tributos de forma incorreta, muitas vezes pagando valores superiores ao devido. 

Quando o problema envolve o enquadramento no Simples Nacional, o impacto pode ser ainda mais severo. A exclusão do regime simplificado, acompanhada da cobrança retroativa de impostos, tem levado empresas a enfrentar autuações elevadas e forte deterioração do fluxo de caixa.

Maynara Fogaça, tributarista e especialista em gestão tributária, CEO da Visão Tributária, ecossistema de soluções fiscais e empresariais com atuação nacional, afirma que o risco costuma passar despercebido até o momento da notificação. “O empresário acredita que o Simples resolve toda a complexidade tributária, mas o regime tem limites e regras claras. Quando há descumprimento, o passivo já está formado”, diz.

A exclusão do Simples pode ocorrer por excesso de faturamento, exercício de atividade vedada, existência de débitos tributários ou omissão de receitas. A Lei Complementar 123/2006 prevê que, em determinadas hipóteses, o desenquadramento produza efeitos retroativos, inclusive ao início do ano-calendário em que a irregularidade foi constatada.

Com o avanço do cruzamento eletrônico de dados, as administrações tributárias passaram a identificar inconsistências com maior rapidez. Informações declaradas via notas fiscais eletrônicas, SPED e obrigações acessórias são confrontadas de forma automatizada.

A cobrança retroativa costuma ocorrer quando há infrações como omissão de receitas, extrapolação do limite de faturamento sem comunicação obrigatória ou enquadramento indevido de atividade econômica. Nesses casos, a empresa deixa de recolher pelo Simples e passa a ter os tributos recalculados conforme o regime aplicável, como lucro presumido ou lucro real.

“O recálculo envolve não apenas a diferença de alíquotas, mas também multa e juros. Dependendo do período analisado, o valor acumulado pode comprometer completamente o capital de giro”, afirma.

A diferença entre as alíquotas do Simples e as praticadas em outros regimes pode representar vários pontos percentuais sobre a receita bruta. Em empresas com margens reduzidas, isso significa absorver praticamente todo o lucro obtido no período atingido pela retroatividade.

Além do impacto financeiro imediato, a exclusão pode gerar restrições na emissão de certidões negativas, dificultando acesso a crédito e participação em licitações. “Já vimos empresas que descobriram um passivo equivalente a anos de resultado líquido. Sem planejamento, a continuidade do negócio fica ameaçada”, relata.

O principal equívoco, segundo a especialista, é tratar o Simples como solução definitiva e automática. O crescimento da empresa, a alteração de atividades e a abertura de novas frentes de receita exigem reavaliação periódica do enquadramento.

“Muitos gestores focam apenas em vender e expandir, mas não revisam se o regime tributário ainda é o mais adequado. O problema não aparece no dia a dia e, quando surge, já está consolidado”, diz.

A especialista aponta cinco medidas para evitar exclusão do Simples e proteger o caixa

Para reduzir riscos e aumentar a previsibilidade financeira, algumas medidas são consideradas essenciais. Antes de detalhá-las, a tributarista ressalta que prevenção custa menos do que litígio e parcelamento de dívidas.

• Diagnóstico periódico do enquadramento
  Revisar anualmente faturamento, CNAEs e estrutura societária para verificar se a empresa ainda atende aos critérios do Simples.
• Monitoramento de limites e débitos
  Acompanhar o faturamento acumulado e eventuais pendências fiscais que possam motivar exclusão automática.
• Auditoria fiscal preventiva
  Realizar análises técnicas para identificar inconsistências antes que sejam apontadas pelo Fisco.
• Simulação de cenários de transição
  Projetar impactos financeiros de eventual migração para lucro presumido ou real, com base em dados reais da operação.
• Contratação de assessoria especializada
  Buscar profissionais com experiência comprovada em gestão tributária consultiva, capazes de atuar tanto na prevenção quanto na defesa administrativa.
  

“A escolha do assessor não deve ser guiada apenas por honorários, mas por capacidade técnica e visão estratégica. Um erro de enquadramento pode custar anos de trabalho”, afirma.

Para Maynara, a exclusão do Simples não é apenas um problema fiscal, mas um risco estrutural de gestão. “Existe uma diferença entre cumprir a obrigação e gerir tributos com inteligência. Empresas que acompanham seus indicadores fiscais com método conseguem antecipar riscos e preservar o caixa”, conclui.

Sobre Maynara Fogaça

Maynara Fogaça é tributarista, especialista em gestão tributária e referência nacional em Auditoria de Crédito Tributário, com mais de 23 anos de experiência e mais de R$200 milhões recuperados para empresas. É CEO da Visão Tributária e da Mais Tributário, além de fundadora do Visão Tax, maior evento de empreendedorismo tributário do interior paulista. Formada em Direito, com pós em Gestão Tributária, atua como mentora e palestrante, ajudando empresários e contadores a transformarem o caos fiscal em lucro. Sua abordagem estratégica vai além da contabilidade tradicional, com foco em resultados reais.